Case-Study: Entwicklung einer Applikation zur Steuerung und Verteilung von E-Mails

Anforderungen:

Ziel war die Verbesserung der Zusammenarbeit von Mitgliedern eines Konsortiums. Hierzu sollte eine Offline-Bearbeitung von Dokumenten der Spezifikation möglich sein. Der Workflow ändert sich in Abhängigkeit der Inhalte. Verschiedene Entscheidungsgremien (z.B. zur Freigabe von Inhalten) mussten eingebunden werden.

Lösung

• Entwicklung einer Lösung für den Projektkoordinator mit konfigurierbaren Prozessen und Regeln.
• Projektmitarbeiter füllen ein vordefiniertes RTF-Template aus und senden dieses per E-Mail an einen Mail-Account.
• Eingehende E-Mails werden über den POP3-Account abgefragt, auf formale Richtigkeit geprüft und in einer Datenbank gespeichert.
• Anhand definierter Regeln werden die Datenbankinhalte ausgewertet und an die zuständigen Projektmitglieder weitergeleitet.

Ergebnisse:

• Standardisierung der Prozesse.
• Verbesserung der Koordination der Änderungsvorschläge.
• Dokumentierbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Änderungen.
• Wesentliche Arbeitserleichterung für den Projektkoordinator.
• Vermeidung von Missverständnissen.
• Kontrolle und Auswertungen möglich.